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Kassensysteme für den Einzelhandel

« So sieht der moderne Point-of-Sale aus »

Bargeldloses zahlen ist mittlerweile gang und gäbe, weitgehend anerkannt und wird vielerorts gar vorausgesetzt. Ein Kassensystem, wie es im Einzelhandel zum Einsatz kommt, sollte diese Funktion folglich unbedingt mit sich bringen. Ein Blick auf den modernen Point-of-Sale verrät jedoch, dass sich hinter einem ausgeklügelten Bezahlkonzept weit mehr als EC-Terminals und Kartenlesegeräte verbergen. Nicht zuletzt der boomende Online-Versandhandel setzt das klassische Kassensystem im Einzelhandel unter Druck…

Point-of-Sale? Konzept und Nutzen einer modernen Bezahlstation

Den Begriff Point-of-Sale (POS) mag auch jeder Nicht-Anglizismus-Professor schnell übersetzt haben, doch im Einzelhandel wird unter dem „Punkt des Verkaufs“ ein ganz konkretes Konzept verstanden. So ist zunächst zwischen der Käufer- und Verkäufersicht zu unterscheiden. Denn nur letztere Perspektive erachtet den Point of Sale auch wirklich als einen „Punkt“. Der Käufer impliziert vielmehr den Ort des Kaufens, also das Geschäft als Gesamtheit. Demnach ist aus der Perspektive des Käufers vom Point-of-Purchase (POP) zu sprechen, wohingegen der Point of Sale vom Verkäufer als die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kunden angesehen wird: die Kasse, sprich das Kassensystem.

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Der Point-of-Purchase vereint demnach den Point of Sale mit vielen weiteren Elementen, angefangen bei der Warenauslage über die Umkleidekabine bis hin zur Beratung. Diese Bereiche sind auf ein möglichst stimmiges und reichhaltiges Konzept ausgelegt: Der Kunde soll sich während seiner Shoppingtour wohlfühlen.

Die Ausgestaltung der POS-Technik wiederum zielt auf Effizienz und Sicherheit ab: Der Bezahlvorgang soll schnell und risikolos erfolgen.

Hinter einem clever konzipierten Kassensystem steckt jedoch mehr: Das Kassensystem von heute ist mit Lager-Software und Preislisten sowie Analyse-Programmen gekoppelt. Hinzu kommen Erweiterungsfunktionen, die je nach Branche und Betrieb variieren.

Kassensystem im Überblick

Das Kassensystem und seine Gestaltungsmöglichkeiten sind zahlreich. Vorteilhaftes Entwicklungspotenzial birgt jedoch nur ein Teil der Bezahlstationen. Folgt man der geläufigen Kategorisierung in „Elektronische Registrierkassen“, „PC Kassen“ und “ POS Kassen“, so bietet lediglich letzte Form einen innovativen und zukunftsweisenden Ansatz, der über das Prinzip des bargeldlosen Zahlens hinausgeht.

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Elektronische Registrierkasse

Eine elektronische Registrierkasse stellt die schlichteste Bezahlstation dar. Vereinfacht ist dieses Kassensystem als eine Art Bargeldbox anzusehen: Über die integrierte Tastaturfläche können Artikel (Summen) manuell eingetragen und aufgerechnet werden. Es bleibt also Aufgabe des Verkäufers/Kassierers, die Ware auf Preis und Rabattaktionen zu überprüfen. Dieses manuelle Eingabeprinzip gilt als überholt, birgt eine hohe Fehlerquote sowie Manipulationsmöglichkeiten (Stichwort Mehrwertsteuer).

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Die wenigen im Handel befindlichen elektronischen Registrierkassen werden folglich gerne überprüft, etwa im Rahmen von Untersuchungen der Finanzbehörden, bei Razzien gegen Bandenkriminalität und in Verdachtsmomenten auf Schwarzarbeit.

PC Kasse

Eine Ebene über der elektronischen Registrierkasse angesiedelt ist die PC Kasse. Diese Weiterentwicklung grenzt sich – der Name deutet es an – durch die Einbindung eines PCs von dem manuellen Registrierungsprinzip ab. Artikel sind in einer Software hinterlegt, der Nutzer wählt diese aus, kann Informationen abrufen und Erweiterungskomponenten wie Belegdrucker, Barcode Scanner und Sicherheitsschlösser verwenden.

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Die PC Kasse kommt in einigen Läden nach wie vor zum Einsatz, hat gegenüber der POS-Technik einer modernen Bezahlstation jedoch das Nachsehen: Systemabstürze infolge veralteter Treiber und Kompatibilitätsprobleme zwischen Soft- und Hardware schmälern die Attraktivität einer PC Kasse. Immerhin: Einige dieser Kassen können mit einem Touch Computer dienen. Der Einbezug von EC-Terminal & Co. stellt den Betreiber jedoch vor großen Herausforderungen, da frei konfigurierbare PC Kassen leicht durch Dritte gekapert und manipuliert werden können.

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Solch ein Kassensystem, sollten Sie neben den Anforderungen an ein weitreichendes Antiviren-Programm die Richtlinien zur Erfassung digitaler und steuerlich relevanter Daten des Finanzamtes beachten.

POS Kasse

Das sowohl umfangreichste als auch individuellste Bezahlkonzept vereint die POS Kasse. Ihre Gestaltung ermöglicht den Einsatz vieler POS-Zusatzkomponenten – ohne Sicherheit oder Stabilität des Systems zu gefährden. Im Zeitalter der sogenannten mobilen Endgeräte dienen zum Beispiel häufig Handhelds und Tablets als Ergänzung: Eine zentral platzierte POS Kasse fungiert als Steuereinheit, beispielsweise in einem Restaurant.

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Kellner und Kellnerinnen können die Bestellungen der Kunden auf iPhone & Co. entgegennehmen, konkrete Auskünfte über Speisen und Getränken erteilen und nicht zuletzt die – bargeldlose – Bezahlung abwickeln. Aufsätze samt Scanner machen es möglich!

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Der Point-of-Sale unter der Lupe

Die Möglichkeiten aktueller POS-Technik reichen über die Einbindung optionaler Hardware hinaus und stellen im Idealfall die Grundlage für den Einstieg in die Logistik 4.0 oder das übergreifende Einkaufsprinzip alias Omnichannel-Shopping. Ein modernes Kassensystem sollte demnach wenige Barrieren zur Implementierung von Analyseprogrammen wie zum Beispiel sogenannten Warenwirtschaftsprogrammen (WaWi) aufweisen. Ein Terminal samt Linux beispielsweise kann die Verwaltung stark vereinfachen: Sie erhalten von der Kasse Einblick in das Warenlager, erkennen, welche Artikel zu welchen Zeiten besonders häufig verkauft werden und beugen mithilfe professioneller Diagnose-Software Lieferengpässen vor.

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Einen weiteren Vorteil, der insbesondere neuen Beschäftigungskonzepten im Einzelhandel zugutekommt, stellt das User-Management dar. Über eine kurze ID, je nach System gar über einen Fingerabdruck, sind auf dem modernen Kassensystem im Einzelhandel sowohl Verkäufer- als auch Käuferprofile hinterlegt/aufgerufen. Auf einem Touch Computer können dann nicht nur Daten über die Verkäufer (Stichwort Verkaufsprovision), sondern ebenso neue Wege zum freien Einkaufen erschlossen werden: Die Selbstzahlerkasse, wie man sie in Filialen des allseits bekannten Möbelriesen aus dem hohen Norden kennt, gilt als ein solch offenes System. Eine zentrale Anforderung an ein Kassensystem bleibt selbstverständlich die des sicheren Bezahlvorgangs.

Das Terminal samt EC-Lesegerät, Barcode Scanner und Touch Computer muss zügig die Daten des Kunden erfassen, nach neuesten Sicherheitsanforderungen verschlüsseln und automatische Back-ups anlegen können.

Große Unterschiede in puncto Geschwindigkeit sind bei aktuellen POS Kassen nicht mehr auszumachen. Lediglich ältere Modelle können kostbare Sekunden brauchen, um Transaktionen abzuwickeln. Einen abschließenden Ansatz birgt die Implementierung von Überwachungskameras und manipulationsresistenten Lesegeräten. Kleinste IP-Kamerasysteme etwa sind schnell in Eigenregie installiert, überwachen Verkaufsräume und ermöglichen innerbetriebliche Kontrollen. Ein Anti-Skimming-Konzept hilft zudem Identitäts- und Passwortklau zu verhindern oder zumindest, zu erschweren.

So werten Sie Ihr Kassensystem auf
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So werten Sie Ihr Kassensystem auf

Bargeldlos zu zahlen bietet Anreize, keine Frage. Ein hochwertiges Terminal schlägt jedoch schnell mit Preisen von mehreren Tausend Euro zu Buche! Zudem bergen die „Alles-drin-alles-dran“-Konzepte führender Hersteller für Geräte die Gefahr der Abhängigkeit: Zunächst mögen Services wie die Transaktionsabrechnung kostenlos sein, doch nach Ablauf von Testzeiten kommen häufig Entgelte für Abos auf den Kunden zu. Besser: Greifen Sie auf „freie“ POS-Geräte wie Terminals und Lesegeräte zurück, achten auf deren Kompatibilität und erweitern diese mit Zubehör. Mithilfe einer Halterung etwa sind mobile Lesegeräte schnell fixiert und vor Langfingern gesichert.

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Sicherheit spenden überdies pulverbeschichtete Metallrahmen und Wasser abweisende Hüllen. Und transportable Technik ist mit einer Tasche samt Knautschzone, Displayfolie und Sicherheitsbügel im Handumdrehen gesichert. Last, but not least vereinfachen die kleinen Zusätze die Bedienung: Ein Barcode Scanner samt Gürtelclip kann schnell ausgetauscht werden und bleibt dennoch vor Sturzschäden bewahrt.

Ein RFID-Aufsatz befähigt das EC-Terminal zum kontaktlosen Bezahlen.

Und soll das Kartenlesegerät lediglich sekundär der Datenerfassung dienen, stellen externe Spezialtastaturen samt Touchpad und individualisierbaren Shortcut-Tasten eine hilfreiche Erweiterung dar.

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