Point of Sale

« Wie moderne Kassensysteme Erleichterung im Handel schaffen »

Zum Ende des Jahres 2016 endet die Übergangsfrist für die steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Für den Einzelhandel bedeutet das die Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung von Daten aus Kassensystemen. In Zukunft reicht es nicht mehr aus, den Papierausdruck eines Tagesabschlusses abzuheften. Wer sich nicht an die neuen Vorschriften hält, dem droht die Schätzung von Einnahmen und Gewinn durch das Finanzamt und unter Umständen auch strafrechtliche Konsequenzen.

Die Anforderungen an die Registrierkasse

Folgende Daten müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden:

• komplette Journaldaten
• alle Artikel, Warengruppen und Preise mitsamt ihrer ganzen Historie
• Dokumentation aller Änderungen von Auswertungen oder Programmen sowie alle Stammdatenänderungen
• Protokolle über Einsatzzeiten und -orte der Kasse
• Bedienungsanleitung der Kassensysteme

All diese Daten müssen zwingend elektronisch aufgezeichnet und gegen Manipulationen abgesichert werden. Darüber hinaus müssen die Daten der Kassensysteme jederzeit verfügbar, sofort lesbar und auch maschinell auswertbar sein.

Kassensysteme oder eine Registrierkasse, die diese Anforderungen nicht erfüllen, dürfen noch bis zum 31. Dezember 2016 genutzt werden. Aber auch nur dann, wenn sie – vom Hersteller bestätigt – nicht aufrüstbar sind.

Früher Geschäft – heute POS

POS ist die Abkürzung für Point-of-Sale, zu deutsch Verkaufsstelle (bzw. Einkaufsstelle aus Sicht des Käufers). Das ist zum Beispiel ein Einzelhandelsgeschäft, eine Kasse im Supermarkt, aber auch eine E-Commerce-Seite im World Wide Web. Der Begriff POS ist damit allgemeiner gefasst als der Begriff Geschäft oder Ladenlokal. Er ist die Schnittstelle zwischen Verkäufer und Kunde, der Ort, an dem der Kunde mit der Ware in Kontakt kommt. Neben dem traditionellen Ladengeschäft wird der POS heute durch moderne Technik auch zum Kunden nach Hause oder in seine mobile Welt verlagert.

Handelt es sich beim POS um ein Geschäft in der „realen“ Welt, wird zu Marketingzwecken häufig ein POS-System eingesetzt. Damit können dem Kunden beispielsweise spezielle Angebote präsentiert werden. Im Idealfall ist das POS-System mit eingesetzten Kassensystemen verbunden oder Bestandteil davon.

Registrierkasse oder POS-System

Die klassische Registrierkasse ist für ein kleines Einzelhandelsgeschäft sicher eine vernünftige Lösung. Wer die erweiterten Möglichkeiten der Kassensysteme nicht benötigt, hat mit einer elektronischen Registrierkasse ein einfach zu bedienendes und sehr effektives Mittel für die Zahlungsabwicklung. Mit einer vergleichsweise geringen Investition werden alle Funktionen für die Abwicklung von Zahlungen, die Aufbewahrung des Geldes sowie alle steuerrechtlichen Vorschriften abgedeckt. Ein Vorteil gegenüber einem POS-System ist die Sicherheit: da es sich um ein abgeschlossenes System ohne Verbindung zum Internet handelt, ist die Gefahr von Viren oder sonstigen PC-Störungen praktisch null.

Genau damit sind wir aber auch schon beim Nachteil gegenüber dem POS-System: die Funktionalität der Registrierkasse ist gegenüber einem POS-System eben sehr limitiert. Kassensysteme sind nicht nur zum Verkaufen, sondern auch zum Verwalten und detaillierten Auswerten geeignet. Eine effiziente Warenwirtschaft mit Bestandsverwaltung und viele weitere Funktionen wie Personalplanung, Kundenbindungsprogramme oder Analysemöglichkeiten erweitern die Kasse zu einem kompletten Backoffice-System. Wer als Händler viel Zeit für Analyse und Planung mit Office-Software, anderen Programmen, oder Papier und Bleistift investiert, kann durch ein integriertes POS-System viel Aufwand sparen und deutlich effizienter arbeiten.

Mindestens genauso wichtig ist die Möglichkeit, mit einem integrierten und internetfähigen POS-System auch weitere Vertriebs-Kanäle auf relativ einfache Weise zu erschließen. Auch für den stationären Handel ist es enorm wichtig, im Internet mit einem eigenen Shop präsent zu sein. Durch Kassensysteme, mit denen die Warenwirtschaft abgebildet wird, ist die Grundlage dafür bereits geschaffen.

Flexible Hardware als Basis

Ein gutes POS-System zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass viele verschiedene Dinge am Point-of-Sale möglich sind. Der Einzelhändler soll dabei unterstützt werden, seine eigenen Ideen in Bezug auf Produktpräsentation, Marketing, Service-Angeboten und Kundenbindung umzusetzen. Voraussetzung dafür ist neben der entsprechenden Software auch eine Hardware, die möglichst flexibel einsetzbar ist.

Mit einem Elo Touch Computer, zum Beispiel dem Elo Touch-Computer C5 -All-in-One, können alle benötigten Funktionen durchgeführt werden. Diese Hardware ist ausgesprochen nützlich, damit man nicht für jede neue Funktion neue Geräte anschaffen muss. So kann der Elo Touch-Computer C5 heute als Kasse und morgen als Informationsdisplay oder als Kundenzugang zum Bonussystem oder auch zum Internet genutzt werden. Der C5 bietet neben modernem Design ohne Rand und Robustheit vor allem eine große Vielfalt an Konfigurationsmöglichkeiten und kann damit praktisch jede Verbindungsanforderung erfüllen. Zudem können Peripheriegeräte und Zubehör wie bei Geräten anderer Baureihen von Elo Touch Solutions benutzt werden.

Kassensysteme als Grundlage für erweiterte Geschäftsmodelle

Wer heute vor der Aufgabe steht, im Zuge der verschärften Anforderungen der Finanzbehörden ein neues System einzuführen, sollte bei seiner Entscheidung die Zukunftsfähigkeit des anzuschaffenden Systems in Betracht ziehen. Eine einfache elektronische Registrierkasse ist in vielen Fällen sicher ausreichend. Kassensysteme, mit denen die Warenwirtschaft abgebildet wird, bieten aber spätestens bei der Integration eines Online-Shops große Vorteile.

Ein gutes POS-System ist auch für kleine Unternehmen erschwinglich und sollte einfach zu bedienen sein. Die Integration von Online-Shops ist ein wichtiges Kriterium, das auch heute noch längst nicht alle Systeme erfüllen. Auch automatische Updates durch den Anbieter, insbesondere was die Sicherheit betrifft, sind unbedingt notwendig.

In die Zukunft des Unternehmens investieren

Auch wenn nicht alles sofort benötigt wird, sollte man auf die Erweiterbarkeit großen Wert legen. Das betrifft sowohl die Funktionalitäten als auch die einzusetzende Hardware. Die Geschäftsmodelle im Handel sind permanenten Veränderungen unterworfen. Digitalisierung und Online-Handel machen auch vor traditionellen Branchen nicht halt. Bestellungen oder Terminvereinbarungen über das Internet, Lieferservice, zusätzliche Informationen zu Produkten im Geschäft wie Herkunftsangaben, Anleitungen, Rezepte, etc. werden bereits heute zunehmend nachgefragt. Solche Zusatzdienste sind ohne integrierte Kassensysteme nicht zu leisten. Kassensysteme unterstützen den Handel effektiv bei seinen eigentlichen Aufgaben Beratung und Verkauf und sorgen dafür, dass jederzeit alle notwendigen und gewünschten Informationen am richtigen Ort sind. Dadurch wird einerseits der administrative Aufwand deutlich reduziert und andererseits die Möglichkeit geschaffen, auf einfache Weise neue Angebote und Leistungen zu integrieren und auszuprobieren.